Автоматизация документооборота. Актуальные вопросы и ответы

Маринэ Восканян Удобство безбумажных технологий, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество систем электронного документооборота не столько в экономии времени и расходных материалов, сколько в новой более четкой организации бизнес-процессов компании. Документооборот прежде всего связан с построением единой информационной среды компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. Иначе говоря - построить библиотеку электронных документов, чтобы там и только там! Если у сотрудников есть возможность увидеть, что делали их предшественники, проанализировать, почему они это делали именно так и что делают другие функциональные подразделения при общении с тем же заказчиком, например , - именно эта возможность выстраивает корпоративную культуру и упрочняет корпоративные коммуникации.

Как повысить эффективность реализации СЭД/ЕСМ-проектов

Повышение качества работы с информацией за счет: Увеличение эффективности работы компании за счет: Ожидания преимуществ от внедрения СЭД По результатам исследования , при внедрении системы электронного документооборота организации ожидают получить следующие преимущества: по данным опроса Таким образом, преимущества автоматизации документооборота — не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД.

Вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов исполнителей , служб документационного обеспечения, -специалистов.

Эффективность инвестиционных проектов характеризуется системой оценки эффективности систем электронного документооборота состоит в том.

Электронный документооборот Введение Тенденции последних лет говорят об активном и поступательном развитии технологии электронного документооборота ЭДО , поддерживаемого со стороны как бизнеса, так и контролирующих органов. При этом на данный момент представители бизнес-сообщества находятся на разных стадиях внедрения ЭДО: Мы делаем сложное простым, предварительно убеждаясь, что клиентская компания получит максимальные выгоды, не приводящие к возникновению новых рисков.

Наши услуги Услуги по предпроектному сопровождению введения ЭДО Несмотря на достаточно большое количество законодательных актов в сфере ЭДО, данная технология является достаточно молодой. Вопросы ее целесообразности, безопасности, простоты использования и эффективности продолжают возникать у многих компаний из различных отраслей, несмотря на очевидные преимущества, о которых говорят крупнейшие участники российского рынка, уже применяющие ЭДО.

В связи с этим при оценке необходимости внедрения ЭДО в конкретной компании очень важно сделать качественный предпроектный анализ такого проекта, оценить все риски и преимущества, а также детально проработать план действий. Наши специалисты будут рады оказать вам поддержку по анализу готовности к ЭДО как внешней, так и внутренней среды, начиная с оценки технологической, организационной и процессуальной готовности самой компании и заканчивая анализом деятельности контрагентов, третьих лиц и контролирующих органов.

В помещенной ниже статье проблемы внедрения описаны более подробно. Для каждой из них автор попытался дать рекомендации, которые помогут наиболее эффективно разрешить соответствующую проблему. Вряд ли при общении с этой компанией зайдет речь сразу обо всем спектре проблем: Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения:

Электронный документооборот. УК «Открытие» с Агентами по выдаче, погашению и обмену инвестиционных паев установленны.

Инвестиционный проект создания электронного архива документов на предприятии аэрокосмической отрасли Р. Хруничева, г. Москва В современных условиях конкурентоспособность продукции обеспечивается не только ее качественными характеристиками, но и сроками изготовления, что в немалой степени зависит от организации производственного процесса. ЭАД является ядром всего документооборота предприятия и именно через ЭАД документ вовлекается в реальное производство.

Таким образом, реализация инвестиционного проекта по созданию архива электронных документов в настоящее время весьма актуальна для совершенствования деятельности крупного объединения Росавиакосмоса. Данный инвестиционный проект позволит перейти на новый, более высокий уровень организации производства, сократить текущие затраты, сделать более качественным и менее продолжительным этап технологической подготовки производства, тем самым открывая огромные перспективы в области автоматизации производства.

Реализация инвестиционного проекта предполагает решение следующих задач: Хруничева; 2. Проектирование работы Электронного архива документов ЭАД ; 3. Определение исходных условий и расчет показателей эффективности инвестиционного проекта; 4.

«МегаФон» и обменялись электронными документами

Сокращение сроков обработки и исполнения документов; Сокращение сроков регистрации документов, вплоть до полной автоматизации и исключения ручной работы для сотрудников компании; Оптимизация архивного хранения документов; Сокращение времени формирования отчетов и реестров по документам; Сокращение трудозатрат сотрудников по работе с документами. Среди неявных затрат можно выделить: Сокращение расходов и недополученной прибыли из-за не своевременной пролонгации договоров; Сокращение расходов на штрафы и санкции по несвоевременному предоставлению документов контролирующим органам; Увеличение лояльности сотрудников за счет прозрачной системы премирования по показателям по обработке и исполнению документов; Увеличение объема трудовых ресурсов за счет автоматизации работы с документами.

Целевые показатели эффективности определяются на Этапе 1 и отслеживаются на протяжении всего периода эксплуатации Системы. Естественно, для оценки и анализа эффекта от внедрения Системы, все показатели приводятся в числовое выражение.

В первую очередь это касается эффективности управленческой как результата внедрения системы электронного документооборота Текст научной .. что сумма инвестиций в проект внедрения организационно- управленческих.

Задача, которую мне предстояло решить — разработать программу для контроля поручений, выдаваемых руководителями. Как мне тогда казалось, задачу я решил. Трудно было предположить, что к этой теме мне предстоит вернуться через 12 лет и превратить ее в основной предмет своей деятельности — разработку и внедрение систем электронного документооборота. Почему это происходит? Причин, наверное, много. Ограничения по срокам и бюджету, квалификация и мотивация персонала, проектная методология, политическая конъюнктура — эти и другие факторы содержат предпосылки проектных неудач.

Хочу предложить еще одно объяснение проблемам, возникающих в ходе внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота. Под ОРД организационно-распорядительный документооборот , будем понимать обработку документов, обслуживающих управленческую деятельность компании — входящие и исходящие письма, приказы, распоряжения, поручения, служебные записки. Например, для страховых компаний, это может быть обработка страховых полисов, для банков — обработка заявок на кредит и так далее.

Понятие СЭД — системы электронного документооборота, — охватывает все виды документооборота компаний. Но в большинстве случаев, оно используется для обозначения систем, автоматизирующих ОРД, договорную деятельность, иногда бухгалтерский и кадровый документооборот.

Как оценить эффективность внедрения -системы?

Но когда начинаешь оценивать более подробно, оказывается, что все оценки — на уровне, как говорится, ощущений, не более. Попытки применить экономические методы для обоснования эффективности -проектов дали весьма слабые результаты. Критерии оценки методики были такими: Прогноз эффективности: Задача прогноза эффективности возникает довольно часто.

Ведущий российский разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота. Это один из опытнейших игроков рынка:

Как это реально? Вот главные особенности программы для документооборота: Проводились полезные исследования, в результате которых получилось, что половину рабочего времени работники в офисе тратят на работу с документацией. Время экономится и за счет того, что теперь быстрее можно: Преимущества стратегического плана Здесь пойдет речь об улучшении качества делопроизводства и оптимизации деятельности бизнеса. Эффективность работы возрастает в разы. Качество работы с информационными данными повышается за счет того, что: С помощью организации документооборота улучшается исполнительская дисциплина.

Так как используется актуальная информация, то управленческие решения становятся более качественными. Совместная работа проводится при помощи механизмов, которые показали себя эффективными. За людьми ведется гибкий контроль. Ключевые особенности электронного документооборота Электронный документооборот Украина обладает как ежедневными, так и долговременными преимуществами. Теперь руководители, помощники, советники, исполнители, специалисты работают более организовано с помощью этого удобного инструмента.

Среди ключевых преимуществ электронного документооборота в Украине станет возможность:

1300: Системы электронного документооборота

Стать партнером обзора: Небольшие организации работают с решениями по автоматизации документооборота в облаке, крупный бизнес уже готов к развитию внедренных ранее, лет 5 и более назад, решений с новым пониманием задач. Во многом, решение о внедрении систем класса определяет этап развития компании. Если компания готова к такому проекту, это означает, что далее без таких технологий не прожить, и система является неотъемлемой для ведения бизнеса.

Выбор СЭД «РЕКОРД» доказал свою эффективность более чем в 10 реализованных 4. внедрение системы электронного документооборота ( СЭД); программного обеспечения АСДОУ; минимизация инвестиций за счет.

ЗАО ВТБ Специализированный депозитарий — инфраструктурная организация российского рынка ценных бумаг, осуществляющая полнофункциональный депозитарный и спецдепозитарный сервис. При оказании профессиональных услуг на рынке коллективных инвестиций ЗАО ВТБ Специализированный депозитарий учитывает инвестиционные и технологические особенности каждого клиента, оказывая юридическую и информационную поддержку.

Эффективное использование самых передовых технологий на рынке коллективных инвестиций и накопленного профессионального опыта на рынке ценных бумаг позволяет оперативно реагировать на изменения потребностей рынка и нововведения в законодательстве Российской Федерации. Одной из отличительных особенностей ЗАО ВТБ Специализированный депозитарий является применение уникального программно-технического комплекса собственной разработки, который включает в себя автоматизированные системы спецдепозитарного и депозитарного учета и систему электронного документооборота СЭД , зарегистрированные Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам.

Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

Бухгалтерия Марией Галелюкой. В своем интервью Мария Галелюка рассказывает о важных принципах внедрения и автоматизации документооборота в госсекторе, которые позволят использовать рабочее время сотрудников более эффективно, уменьшить времязатраты на обмен и согласование документов, а также говорит о требованиях законодательства относительно автоматизации документооборота в бюджетных учреждениях.

Данным постановлением правительство приняло электронную форму делопроизводства в качестве основной. Изменения были запущены по вертикали — прецедентом стал отказ Кабмина принимать документы не в электронном формате. С января года на такую форму документооборота перешли и министерства, поэтому об электронном документообороте пришлось задуматься также и их дочерним структурам.

В настоящее время для определения эффективности инвестиций предлагается ряд на организацию и поддержку электронного документооборота.

Запрет на ввоз продовольствия из стран ЕС, США, Канады и Австралии, как считают аналитики, поддержал прибыльность агропроизводителей, и статистика это подтверждает. Российские компании оказываются в выигрышном положении из-за ограничения импорта продовольствия, их акции демонстрируют рост, а годовые отчеты — увеличение прибыли. По некоторым данным, в году федеральный бюджет не секвестировал программы одного-единственного сектора экономики — сельского хозяйства.

Реализация государственной программы развития и регулирования рынков сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия на годы продолжается, несмотря ни на что. Складывается впечатление, что для многих компаний, занятых в агропромышленном комплексе, сейчас весьма удачное время для инвестиций в эффективность управления, которая может быть обеспечена, в том числе, правильной автоматизацией процессов. Карта отрасли С начала х агропром прошел долгий путь консолидации от разрозненных хозяйств и заводов к группам и холдингам.

В стране насчитываются сотни агрохолдингов — как государственных, так и частных, которые различаются масштабами деятельности, но объединяют в себе, как минимум, несколько сельскохозяйственных предприятий. Крупнейшие из агропромышленных групп и холдингов объединяют десятки предприятий и тысячи сотрудников.

Аналогично вертикально интегрированным нефтяным компаниям, которые благодаря связке добычи, переработки и розницы имеют больше возможностей гибко управлять себестоимостью конечной продукции и издержками, нежели независимые игроки, агрохолдинги стараются обеспечить вертикальную интеграцию своего бизнеса. Практически все лидеры рынка активно обзаводятся собственной розницей, расширяют сегмент переработки, выводя на рынок собственные бренды готовой продукции, скупают земли, расширяя кормовую базу для животноводства, и т.

Несмотря на то, что независимые предприятия агропромышленного комплекса могут получить от автоматизации немалую выгоду, наибольший эффект автоматизация различных процессов управления и документооборота способна принести именно холдингам: Управление агрохолдингом В рамках одного вертикально интегрированного агропромышленного холдинга часто существуют различные бизнес-направления.

Электронный документооборот: неочевидные преимущества

Получить подробную информацию о паевых инвестиционных фондах и услугах по индивидуальному доверительному управлению, ознакомиться с правилами доверительного управления паевыми инвестиционными фондами, а также иными документами можно по адресу: Российская Федерация, , город. Москва, улица Кожевническая, дом 14, строение 5, тел.: Прежде чем приобрести инвестиционный пай, следует внимательно ознакомиться с правилами доверительного управления паевым инвестиционным фондом.

Российский фонд прямых инвестиций (РФПИ) – инвестиционный фонд, созданный для Внедрение системы электронного документооборота и управление контентом и повышая эффективность деятельности сотрудников.

Объяснительная записка - не наказание, а средство коммуникации После внедрения системы затраты на эти же операции составляют чуть больше человеко-дней. Значит, внедрение системы позволило экономить каждый месяц человеко-дней. Очевидно, вклад данного фактора в экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота в данном случае прямо пропорционален числу использующих ее сотрудников организации.

Чем больше организация, чем большее число сотрудников пользуются в своей работе системой электронного документооборота, тем более масштабны и значимы результаты экономии. Конечно же, приведенные выше выкладки являются условными и приближенными, однако они иллюстрируют основные принципы расчета. На практике при использовании данной методики обычно требуется более точная оценка, учитывающая, в частности, распределение затрат рабочего времени по видам документов, а также различный уровень оплаты труда сотрудников, занимающихся регистрацией документов или принимающих участие в согласовании либо выполняющих другие операции над документами.

А уровень этот, в свою очередь, зависит от характера работы, занимаемой должности, квалификации и опыта работы сотрудника. Необходимо также обратить внимание еще на один аспект внедрения системы электронного документооборота. Высвобождение резервов рабочего времени сотрудников не означает, что в организации должно автоматически последовать сокращение штатов. Гораздо более привлекателен другой вариант, при котором силами тех же сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ.

Причем скорее всего сами сотрудники этого и не заметят, как не замечают они теперь тех секунд и минут, которые тратят на привычные операции с бумажными документами.

Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота

СЭД - внедрение системы электронного документооборота Автор ы: Елена Варганич Оправданно ли внедрение СЭД систем электронного документооборота в кризис, и каким компаниям стоит начать его в первую очередь? Сегодня желание максимально снизить операционные да и вообще, любые расходы бизнеса — не редкость.

Краткий обзор некоторых методов оценки эффективности IT-проектов доходы от инвестиций становятся равны первоначальным вложениям (т.е. период, Внедрение системы электронного документооборота Челябинской.

По данным : Рабочее время сотрудников это ресурс предприятия, а любой ресурс — это деньги. Правильное использование ресурсов — залог эффективного управления. Существует возможность подсчета тех средств, которые могут быть переведены в реальную прибыль и потенциальные возможности для развития организации. Предположим, что в организации сотрудников, их среднемесячная зарплата составляет грн. При этом качество, своевременность и контроль обработки документов оставляет желать лучшего.

Экономическая эффективность использования электронного документооборота в организации численностью сотрудников. В месяц — грн. В год — грн. Это та сумма, которая высвобождается из валовых затрат при использовании электронного документооборота и направляется в развитие предприятия. По данным , электронный документ позволяет получить ключевые преимущества: Наглядно оценить сокращение временных затрат при работе с электронными документами можно на диаграмме Чем больше сотрудников работает с информацией в электронном виде, тем больший экономический эффект принесет проект внедрения СЭД - Количественные и качественные показатели экономического эффекта Количественные показатели — позволяют убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, поддаются количественному измерению и четкой числовой оценке: Сокращение непроизводственных, временных затрат связанных с обработкой документов регистрация, рассылка, время на поиск документов, время выполнения контрольных операций по документам и поручениям.

Ускорение информационных потоков время передачи документа на исполнение, пересылка документа между структурными подразделениями, время подготовки типовых документов, время согласования типовых документов, ускорение средней скорости распространения информации.

Эффективность перехода на 1С Документооборот 8 КОРП